Đăng bởi
Maithao
14/10/2023
CÁC BỘ PHẬN TRONG KHÁCH SẠN – CHÌA KHÓA TẠO NÊN NƠI LƯU TRÚ ĐÁNG NHỚ
Các bộ phận trong khách sạn hòa hợp và kết nối chặt chẽ với nhau nhằm mang lại những trải nghiệm tốt nhất cho khách hàng đến lưu trú. Mỗi bộ phận đều có nhiệm vụ riêng và đóng vai trò không thể thiếu giúp góp phần vào sự phát triển toàn diện của khách sạn. Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về nhiệm vụ và tầm quan trọng của các bộ phận trong khách sạn. Hãy cùng Abogo Academy tìm hiểu nhé!
Mục lục
ẩn
Tầm quan trọng của việc phân chia các bộ phận trong khách sạn
Việc phân chia các bộ phận trong khách sạn đóng vai trò vô cùng quan trọng và ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động của toàn bộ khách sạn.
- Tối ưu hóa hiệu suất làm việc: Mỗi bộ phận đảm nhận một nhiệm vụ cụ thể, từ tiếp đón khách, quản lý phòng, phục vụ ẩm thực, quản lý tài chính đến bảo vệ và an ninh,… Sự tách biệt giữa các bộ phận giúp tối ưu hóa hiệu suất công việc, tập trung vào nhiệm vụ của mình tại khách sạn.
- Tập trung chuyên môn: Các bộ phận trong khách sạn cho phép nhân viên phát triển và trở thành chuyên gia trong lĩnh vực của họ. Điều này đảm bảo rằng mỗi bộ phận có thể cung cấp dịch vụ chất lượng với mức độ chuyên môn cao.
- Nâng cao trải nghiệm khách hàng: Việc có các bộ phận trong khách sạn tách biệt giúp cung cấp dịch vụ khách hàng tốt hơn. Mỗi bộ phận có thể tập trung vào việc nâng cao trải nghiệm của khách hàng trong lĩnh vực của mình, từ dịch vụ phòng, ẩm thực đến các tiện ích, dịch vụ khác.
- Quản lý hiệu quả: Mỗi bộ phận cần có người quản lý và nhóm nhân viên tập trung vào nhiệm vụ cụ thể của bộ phận đó. Điều này giúp quản lý có thể tập trung vào việc điều hành, đào tạo và hướng dẫn rõ ràng cho cấp dưới của mình.
Các bộ phận trong khách sạn
Mỗi bộ phần đều có trách nhiệm và nhiệm vụ riêng biệt, tạo nên hệ thống khách sạn mang lại trải nghiệm hoàn hảo cho khách hàng. Hãy cùng tìm hiểu về những nhiệm vụ và tầm quan trọng của các bộ phận trong khách sạn.
Bộ phận quản lý cấp cao
Bộ phận quản lý cấp cao bao gồm: Tổng Giám đốc, Phó Tổng Giám đốc, Trợ lý Tổng Giám đốc, Giám đốc điều hành, Tổng Thư ký, Giám đốc các khối/ phòng ban, Trưởng/ Quản lý các bộ phận.
Các thành viên của ban điều hành phối hợp cùng với trưởng các bộ phận trong khách sạn để tạo nên một đội ngũ lãnh đạo cấp cao. Đội ngũ này có trách nhiệm quản lý và điều hành toàn bộ hoạt động của khách sạn, đảm bảo việc thực hiện các cam kết với chủ đầu tư hoặc tập đoàn được thực hiện một cách hiệu quả.
Nhiệm vụ:
- Người đứng đầu mỗi bộ phận chịu trách nhiệm quản lý, chất lượng phục vụ và hiệu suất công việc của bộ phận mình.
- Phân công nhiệm vụ cho nhân viên cấp dưới.
- Tuyển dụng và đào tạo nhân sự.
- Thiết lập nội quy và quy định tại nơi làm việc.
- Phê duyệt các chế độ đãi ngộ cho nhân viên cũng như thực hiện việc đánh giá nhân viên để quyết định việc khen thưởng hoặc kỷ luật tương ứng.
Bộ phận lễ tân
Bộ phận lễ tân như một bộ mặt đại diện của khách sạn vì họ tiếp xúc, giao tiếp trực tiếp với khách hàng, đối tác và nhà cung cấp. Họ được xem như người kết nối khách hàng với dịch vụ của khách sạn cũng như giữa các bộ phận trong khách sạn.
Ngoài ra, họ cũng là những người hỗ trợ đắc lực của ban quản lý trong việc cung cấp lời khuyên, đề xuất về tình hình của khách sạn, sở thích của khách hàng, nhu cầu của thị trường, các xu hướng tương lai,… Điều này giúp ban giám đốc nắm vững thông tin về khách lưu trú, nguồn khách, cơ cấu khách hàng, từ đó đưa ra các điều chỉnh và kế hoạch cần thiết để tối ưu hóa hiệu quả kinh doanh của khách sạn.
Nhiệm vụ:
- Tiếp đón và xử lý mọi yêu cầu của khách hàng.
- Chuyển thông tin liên quan của khách hàng đến các phòng ban tương ứng.
- Hướng dẫn khách hàng về quy trình nhận và trả phòng.
- Thu phí nếu khách hàng sử dụng các sản phẩm, dịch vụ khác trong khách sạn.
- Lưu trữ thông tin của khách hàng trên hệ thống.
- Định kỳ báo cáo tình hình hoạt động cho ban quản lý.
- Hỗ trợ các bộ phận trong khách sạn hoàn thành nhiệm vụ của mình.
Bộ phận buồng phòng
Bộ phận buồng phòng đóng vai trò quan trọng trong việc cung cấp các dịch vụ tại khách sạn, đồng thời tạo ra nguồn doanh thu lớn nhất trong tổng doanh thu của khách sạn. Họ cũng chịu trách nhiệm về vấn đề lưu trú của khách hàng tại khách sạn.
Ngoài ra, bộ phận buồng phòng còn liên kết chặt chẽ với bộ phận lễ tân trong việc cung cấp các dịch vụ liên quan đến buồng phòng. Bộ phận này bao gồm các bộ phận nhỏ như dọn phòng, giặt ủi, quản lý kho vải, vệ sinh khu vực công cộng, cây xanh, cắm hoa,…
Nhiệm vụ:
- Chuẩn bị và đảm bảo sạch sẽ trong các phòng.
- Luôn ở trạng thái sẵn sàng để tiếp đón khách.
- Thực hiện vệ sinh hằng ngày cho buồng phòng, khu vực tiền sảnh và các khu vực chung.
- Kiểm tra tình trạng và trang thiết bị trong phòng khi thực hiện dịch vụ vệ sinh hoặc tiếp nhận hay giao các dịch vụ cho khách hàng.
- Thông báo về các vấn đề phát sinh cho bộ phận lễ tân.
- Phối hợp với các phòng ban khác để phục vụ khách hàng.
Bộ phận ẩm thực
Bộ phận ẩm thực – Food and Beverage Service (F&B) đóng vai trò quan trọng trong việc đáp ứng nhu cầu ẩm thực của khách hàng tại khách sạn.
Quy mô của F&B sẽ thay đổi tùy thuộc vào quy mô của khách sạn cũng như số lượng khách hàng lưu trú hàng ngày. Đối với mỗi khách sạn, bộ phận ẩm thực đóng vai trò quan trọng trong việc tạo ra doanh thu và thúc đẩy thương hiệu của khách sạn.
Các dịch vụ chính trong bộ phận Food and Beverage Service (F&B) bao gồm:
- Nhà hàng (Restaurant)
- Dịch vụ tiệc (Banquet)
- Dịch vụ đồ uống (Bar/Beverage)
- Dịch vụ phòng (Room Service)
Bộ phận kế toán – tài chính
Bộ phận kế toán – tài chính chịu trách nhiệm đưa ra các quyết định chiến lược liên quan đến tài chính bao gồm cả việc tìm kiếm nguồn vốn cho hoạt động của khách sạn. Đồng thời, họ cũng phụ trách theo dõi, quản lý và thực hiện báo cáo về sổ sách thu – chi, công nợ, các hoạt động tài chính khác,…
Nhiệm vụ:
- Lập chứng từ trong quá trình hình thành và sử dụng vốn.
- Đánh giá kết quả kinh doanh của từng bộ phận và toàn bộ khách sạn thông qua việc lập chứng từ.
- Tạo báo cáo tài chính hàng tháng, hàng quý và hàng năm.
- Quản lý và theo dõi các giao dịch thu – chi.
Bộ phận hành chính nhân sự
Bộ phận hành chính nhân sự đảm nhiệm việc tuyển dụng và quản lý nhân sự. Họ tổ chức, sắp xếp các cán bộ và nhân viên, đồng thời ban hành, triển khai các quy định, quy chế làm việc.
Ngoài công tác quản lý nhân sự, bộ phận này còn theo dõi và đánh giá hiệu suất của nhân viên trong các bộ phận. Họ cũng tiếp nhận phản hồi từ cấp trên, trực tiếp quản lý nhân viên cùng với việc tổ chức tuyển dụng và đào tạo nhân viên mới ở tất cả các bộ phận trong khách sạn.
Bộ phận kỹ thuật
Bộ phận kỹ thuật trong khách sạn có trách nhiệm quản lý và giám sát các hệ thống, thiết bị kỹ thuật trong khách sạn đảm bảo rằng chúng hoạt động ổn định, không xảy ra sự cố hay trục trặc nào trong quá trình hoạt động.
Nhiệm vụ:
- Thường xuyên kiểm tra và bảo trì các thiết bị trong khách sạn.
- Tiến hành sửa chữa các công cụ và thiết bị khi được yêu cầu.
- Trang trí sân khấu và chuẩn bị hệ thống âm thanh cho hội trường khi có các sự kiện như hội nghị, hội thảo hoặc theo yêu cầu.
Bộ phận an ninh – bảo vệ
Bộ phận an ninh – bảo vệ có nhiệm vụ bảo đảm sự an toàn của khách hàng, bảo vệ tài sản của cả khách sạn và khách hàng. Họ có trách nhiệm duy trì an ninh của khách sạn, thực hiện tuần tra, làm việc theo ca và luôn sẵn sàng để ứng phó khi có sự cố xảy ra.
Hơn nữa, bộ phận này cũng chịu trách nhiệm trong việc quản lý và giữ xe của khách và nhân viên các bộ phận trong khách sạn ở khuôn viên.
Bộ phận kinh doanh tổng hợp
Bộ phận kinh doanh tổng hợp có trách nhiệm tìm kiếm và thu hút khách hàng cho các bộ phận khác, mở rộng thị trường và thu hút các khách hàng tiềm năng đến khách sạn. Bộ phận này bao gồm cả bộ phận kinh doanh và marketing.
Nhiệm vụ:
- Phát triển kế hoạch tìm kiếm khách hàng.
- Lên chiến lược tiếp thị sản phẩm.
- Tiến hành nghiên cứu thị trường và phân tích đối thủ cạnh tranh.
- Thống kê, phân tích và đánh giá hiệu quả kinh doanh của khách sạn.
- Tiến hành khảo sát khách hàng để góp ý cho cấp trên về việc đổi mới và nâng cấp dịch vụ một cách hiệu quả.
Bộ phận quầy hàng lưu niệm
Bộ phận quầy hàng lưu niệm có thể làm tăng doanh thu cho khách sạn và đáp ứng nhu cầu mua sắm của khách hàng. Họ cung cấp các sản phẩm lưu niệm, đồ dùng hữu ích,…
Bộ phận này chuyên tìm kiếm các sản phẩm độc đáo, chất lượng và thiết kế hấp dẫn để giới thiệu đến khách hàng. Đồng thời, họ cũng tìm kiếm các sản phẩm đặc biệt để tạo điểm nhấn cho khách sạn.
Bộ phận vui chơi giải trí
Bao gồm các tiện ích như phòng tập thể dục, dịch vụ massage, spa, sòng bạc, quầy bar, vũ trường,…
Bộ phận này đóng góp vào việc nâng cao giá trị của khách sạn, cung cấp cho khách hàng trải nghiệm đa dạng và độc đáo. Đội ngũ này luôn tìm hiểu về nhu cầu và thiết kế các chương trình phù hợp cũng như tổ chức các sự kiện như tiệc, liên hoan hoặc các trò chơi theo yêu cầu.
Hy vọng qua bài viết này, Abogo Academy đã giúp bạn hiểu rõ hơn về nhiệm vụ và tầm quan trọng của các bộ phận trong khách sạn. Mỗi bộ phận góp phần xây dựng một hình ảnh khách sạn đẳng cấp và chuyên nghiệp, tạo nên từng bước đi vững chắc trên hành trình phục vụ khách hàng một cách tốt nhất của khách sạn.
